top of page
DJI_0052_edited.jpg

Privacy Policy

PRIVACY POLICY

Viento Seco Art Projects (Individual Sessions & Commissions)

​

This Privacy Policy sets out the rules for processing personal data in connection with individual photography sessions, photographic and videographic commissions, provided by Magdalena Znamionkiewicz – Viento Seco Art Projects, NIP: 5342453919, REGON: 146122170, operating under the brand name “Viento Seco”, hereinafter referred to as the “Photographer” or the “Controller”.

The Controller processes personal data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 (GDPR) and applicable national laws.

​

§1. Controller and contact

The controller of your personal data is:Magdalena Znamionkiewicz – Viento Seco Art Projects, NIP: 5342453919, REGON: 146122170, e-mail: contact@vientoseco.com.

​

§2. Scope of data processed

Depending on the nature of the session/commission, the Controller may process the following categories of personal data:

  1. Identification data: first and last name (or company name and representative’s name in B2B).

  2. Contact data: e-mail address, telephone number, social media handle (if used for communication).

  3. Billing and settlement data: address, tax ID/VAT ID, invoicing details, payment information (as required).

  4. Booking/contract data: session date, package selected, agreed scope, preferences, notes needed to perform the service.

  5. Logistical data necessary to organise the session: e.g., location/studio booking details, time schedule, accompanying person (if applicable), basic organisational arrangements.

  6. Image data: photographs and/or recordings featuring the Client and/or persons indicated by the Client (including potentially sensitive content, e.g., nude images) created during the session and their derivatives (edited versions).

  7. Correspondence data: content of messages and arrangements exchanged via e-mail, phone or messaging platforms.

  8. Optional data provided by the Client: e.g., moodboard references, styling preferences, requested edits.

Providing personal data is voluntary, however failure to provide data necessary for booking and performance of the service may make it impossible to conclude or perform the agreement.

​

§3. Purposes of processing

Personal data are processed for the following purposes:

  1. Handling inquiries, responding to messages, preparing an offer/quotation.

  2. Booking and organisation of a session/commission, including studio reservation and arrangements with third parties.

  3. Conclusion and performance of the contract (including delivering the photos, gallery access, revisions).

  4. Communication related to the session/commission (instructions, confirmations, delivery, post-production).

  5. Accounting and tax obligations, including issuing invoices and handling payments.

  6. Protection of legal claims and establishing, asserting or defending potential claims.

  7. Publication of the Client’s image (portfolio/website/social media/contests) – only on the basis of separate, explicit consent (e.g., a model release / image consent form).

  8. Marketing communication (e.g., newsletter, promotions) – only if the Client provides separate consent (where applicable).

​

§4. Legal bases for processing

Personal data are processed on the basis of:

  1. Article 6(1)(b) GDPR – performance of a contract or taking steps at the request of the data subject prior to entering into a contract.

  2. Article 6(1)(c) GDPR – compliance with a legal obligation (e.g., accounting/tax).

  3. Article 6(1)(f) GDPR – legitimate interests of the Controller (e.g., managing correspondence, ensuring service quality, securing evidence of arrangements, asserting/defending claims).

  4. Article 6(1)(a) GDPR – consent (e.g., publication of image, marketing).

  5. Where special categories of data could be inferred from the material (e.g., nude images may constitute highly sensitive content in practice), processing is carried out strictly for the purpose of providing the photography service and with appropriate safeguards; publication always requires separate explicit consent.

​

§5. Image data (photos/recordings) and consent

  1. The session results in image material featuring the Client (and/or persons indicated by the Client). This image material is processed to perform the photography service (contract performance).

  2. Any use of the Client’s image for promotion/portfolio purposes by the Controller (website, social media, printed portfolio, contests, advertising) is carried out only after obtaining prior, separate and explicit consent granted in a dedicated document (e.g., Model Release / Image Use Consent).

  3. Consent for promotional use can be withdrawn at any time; withdrawal does not affect the lawfulness of processing performed before withdrawal. Due to the nature of online publication, the Controller will take reasonable steps to remove content from own channels; removal from third-party services may be subject to their rules and technical limitations.

 

§6. Recipients of data

Personal data may be transferred only to entities cooperating with the Controller, to the extent necessary for the organisation and delivery of the service, in particular to:

  1. Studio operators / location providers (booking/settlement).

  2. Service providers involved in the session (if used): make-up artist, stylist, assistant, retoucher – only as needed.

  3. IT and hosting providers (e.g., e-mail, cloud storage, online gallery delivery) – solely for technical delivery of the service.

  4. Accounting and legal service providers.

  5. Printing labs/couriers (if the Client orders prints/albums) – only data necessary for fulfilment and delivery.

All such entities process personal data on the basis of appropriate agreements and in compliance with GDPR (including, where required, data processing agreements).

 

§7. Retention periods

Personal data are retained for:

  1. the period necessary to perform the contract and deliver the service,

  2. the period required by applicable law (e.g., accounting/tax),

  3. the period necessary to establish, assert, or defend legal claims (limitation periods),

  4. in the case of processing based on consent (e.g., portfolio publication, marketing) – until consent is withdrawn or the purpose is achieved.

After the expiry of the above periods, the data are deleted or anonymised, unless further retention is required by law.

 

§8. Your rights

You have the right to:

  1. access your personal data,

  2. request rectification,

  3. request erasure or restriction of processing (within legal limits),

  4. object to processing based on legitimate interests,

  5. data portability (where applicable),

  6. withdraw consent at any time (where processing is based on consent),

  7. lodge a complaint with the competent data protection supervisory authority.

Requests should be sent to: contact@vientoseco.com.

 

§9. Security measures

The Controller applies appropriate technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, loss, destruction, or disclosure, including access controls, secure storage, and limited access to image galleries and files.

 

§10. International transfers (outside the EEA)

Personal data are not transferred outside the European Economic Area unless such transfer is necessary to deliver the service (e.g., use of certain IT providers) and is carried out in compliance with GDPR requirements, including appropriate safeguards (e.g., Standard Contractual Clauses), where applicable.

 

§11. Changes to this Privacy Policy

The Controller reserves the right to amend this Privacy Policy. The current version is published on the Controller’s website and applies from the date of publication.

POLITYKA PRYWATNOŚCI

Viento Seco Art Projects (Sesje indywidualne i zlecenia)

​

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją indywidualnych sesji fotograficznych, zleceń fotograficznych oraz wideograficznych wykonywanych przez Magdalena Znamionkiewicz – Viento Seco Art Projects, NIP: 5342453919, REGON: 146122170, działającą pod marką „Viento Seco”, dalej jako „Fotograf” lub „Administrator”.

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa krajowego.

​

§1. Administrator danych i kontakt

Administratorem Twoich danych osobowych jest: Magdalena Znamionkiewicz – Viento Seco Art Projects, NIP: 5342453919, REGON: 146122170, e-mail: contact@vientoseco.com.

 

§2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od charakteru sesji/zlecenia Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

  1. Dane identyfikacyjne: imię i nazwisko (lub nazwa firmy i dane osoby reprezentującej w relacji B2B).

  2. Dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, identyfikator w mediach społecznościowych (jeśli służy do komunikacji).

  3. Dane rozliczeniowe i płatnicze: adres, NIP/VAT ID, dane do faktury, informacje o płatnościach (w zakresie wymaganym).

  4. Dane dotyczące rezerwacji/umowy: termin sesji, wybrany pakiet, uzgodniony zakres, preferencje, notatki niezbędne do realizacji usługi.

  5. Dane organizacyjne niezbędne do przeprowadzenia sesji: np. dane dotyczące rezerwacji studia/lokalizacji, harmonogram, osoba towarzysząca (jeżeli dotyczy), podstawowe ustalenia organizacyjne.

  6. Dane wizerunkowe: fotografie i/lub nagrania przedstawiające Klienta i/lub osoby wskazane przez Klienta (w tym materiały o charakterze wrażliwym, np. akt), wykonane podczas sesji oraz ich opracowania (wersje po obróbce).

  7. Dane z korespondencji: treść ustaleń i wiadomości przekazywanych e-mailem, telefonicznie lub przez komunikatory.

  8. Dane opcjonalne przekazane przez Klienta: np. inspiracje (moodboard), preferencje stylizacji, oczekiwany zakres obróbki.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak podania danych niezbędnych do rezerwacji i realizacji usługi może uniemożliwić zawarcie lub wykonanie umowy.

 

§3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:

  1. Obsługa zapytań, odpowiedzi na wiadomości oraz przygotowanie oferty/wyceny.

  2. Rezerwacja i organizacja sesji/zlecenia, w tym rezerwacja studia oraz uzgodnienia z podmiotami współpracującymi.

  3. Zawarcie i wykonanie umowy (w tym przekazanie materiału, udostępnienie galerii, wprowadzanie uzgodnionych poprawek).

  4. Komunikacja związana z realizacją sesji/zlecenia (instrukcje, potwierdzenia, przekazanie efektów, postprodukcja).

  5. Realizacja obowiązków księgowych i podatkowych, w tym wystawianie faktur i rozliczenia płatności.

  6. Zabezpieczenie roszczeń oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami.

  7. Publikacja wizerunku Klienta (portfolio/strona/social media/konkursy) – wyłącznie na podstawie odrębnej, wyraźnej zgody (np. zgoda na wykorzystanie wizerunku / model release).

  8. Działania marketingowe (np. newsletter, promocje) – wyłącznie po udzieleniu odrębnej zgody (jeżeli dotyczy).

 

§4. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane na podstawie:

  1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,

  2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego (np. księgowość/podatki),

  3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (np. prowadzenie korespondencji, zapewnienie jakości usługi, zabezpieczenie dowodów ustaleń, dochodzenie/obrona roszczeń),

  4. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda (np. publikacja wizerunku, marketing),

  5. gdy charakter materiału może wskazywać na dane szczególnej kategorii (np. zdjęcia aktowe jako treści wrażliwe w praktyce), przetwarzanie odbywa się wyłącznie w celu realizacji usługi fotograficznej oraz z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń; publikacja wymaga zawsze odrębnej, wyraźnej zgody.

 

§5. Dane wizerunkowe (zdjęcia/nagrania) i zgoda

  1. Efektem sesji są materiały wizerunkowe przedstawiające Klienta (i/lub osoby wskazane przez Klienta). Materiały te są przetwarzane w celu wykonania usługi fotograficznej (wykonanie umowy).

  2. Jakiekolwiek wykorzystanie wizerunku Klienta przez Administratora w celach promocyjnych/portfolio (strona internetowa, social media, portfolio drukowane, konkursy, reklama) odbywa się wyłącznie po uprzednim uzyskaniu odrębnej i wyraźnej zgody, udzielonej w dedykowanym dokumencie (np. „Zgoda na wykorzystanie wizerunku / Model Release”).

  3. Zgodę na wykorzystanie wizerunku można w każdej chwili wycofać. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Ze względu na charakter publikacji internetowych Administrator podejmie rozsądne działania w celu usunięcia materiałów z własnych kanałów; usunięcie z serwisów osób trzecich może zależeć od ich regulaminów i ograniczeń technicznych.

 

§6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie niezbędnym do organizacji i realizacji usługi, w szczególności:

  1. podmiotom udostępniającym studio/lokalizację (rezerwacja/rozliczenie),

  2. podwykonawcom zaangażowanym w sesję (jeżeli dotyczy): wizażystka, stylistka, asysta, retuszer – wyłącznie w niezbędnym zakresie,

  3. dostawcom usług IT i hostingu (np. poczta e-mail, chmura, galerie online) – wyłącznie w celu technicznej realizacji usługi,

  4. podmiotom świadczącym usługi księgowe i prawne,

  5. laboratoriom drukarskim i firmom kurierskim (jeżeli Klient zamawia wydruki/albumy) – w zakresie niezbędnym do realizacji zamówienia i dostawy.

Wszystkie podmioty przetwarzają dane na podstawie stosownych umów oraz zgodnie z RODO (w tym – gdy jest to wymagane – na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych).

 

§7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres:

  1. niezbędny do wykonania umowy i przekazania efektów usługi,

  2. wymagany przepisami prawa (np. księgowość/podatki),

  3. niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (okresy przedawnienia),

  4. w przypadku przetwarzania na podstawie zgody (np. publikacja wizerunku, marketing) – do czasu wycofania zgody lub osiągnięcia celu.

Po upływie ww. okresów dane są usuwane lub anonimizowane, o ile dalsze przechowywanie nie jest wymagane przepisami prawa.

 

§8. Twoje prawa

Masz prawo do:

  1. dostępu do danych osobowych,

  2. sprostowania danych,

  3. usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania (w granicach prawa),

  4. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,

  5. przenoszenia danych (gdy ma zastosowanie),

  6. wycofania zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody),

  7. wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych osobowych.

Wnioski należy kierować na adres e-mail: contact@vientoseco.com.

 

§9. Zabezpieczenia

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem lub ujawnieniem, w tym kontrolę dostępu, bezpieczne przechowywanie oraz ograniczony dostęp do galerii i plików.

 

§10. Przekazywanie danych poza EOG

Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że jest to konieczne do realizacji usługi (np. korzystanie z niektórych dostawców IT) i odbywa się zgodnie z wymaganiami RODO, w tym z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń (np. standardowych klauzul umownych), jeżeli ma to zastosowanie.

 

§11. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności. Aktualna wersja dokumentu jest publikowana na stronie internetowej Administratora i obowiązuje od dnia jej opublikowania.

Back to Top

© 2021 by Magdalena Znamionkiewicz - Viento Seco Art Projects

bottom of page